Recientes cambios en Panamá

Registros contables 

Por intermedio de la ley 254 del 11 de noviembre de 2021 (la “Ley”) Panamá introdujo la obligación a las personas jurídicas allí incorporadas, en particular a aquellas que no realicen operaciones dentro de la República de Panamá, como las que se dediquen exclusivamente a ser tenedoras de activos fuera de territorio panameño, a llevar registros contables de sus actividades comerciales o económicas, así como mantener la documentación de respaldo correspondiente, con el objetivo de que los Agentes Residentes puedan luego elaborar estados financieros y comunicar los mismos a la Dirección General de Ingresos de Panamá (DGI).

¿Qué se entiende por registros contables, documentación de respaldo y estados financieros?

• Registros contables aquellos que indiquen en forma clara y precisa las operaciones de la persona jurídica, sus activos, pasivos y patrimonio y permitan la elaboración de estados financieros;
• Documentos de respaldo aquellos que sustenten las transacciones realizadas por la persona jurídica.
• Estados financieros el balance, estado de resultados, estado de situación patrimonial y sus correspondientes notas

Plazos

En este sentido la Ley establece la obligatoriedad de la entidad jurídica de mantener dichos documentos por un periodo mínimo de 5 años. Siendo este requisito exigible desde el año 2016 cuando fue promulgada la ley 52, que luego se complementó con la ley 254 mencionada.

Por otra parte, dicha información debe ser compartida con los Agentes Residentes en determinada fecha según cuando se haya incorporado la persona jurídica obligada , debajo el detalle:

• Personas jurídicas constituidas antes del 31 de diciembre de 2021, deberán entregar la documentación al Agente Residente a más tardar el 31 de octubre de 2022, para que luego el Agente Residente pueda comunicar a la DGI de Panamá a más tardar el 31 de diciembre de 2022;
• Personas jurídicas constituidas con posterioridad al 31 de diciembre de 2021 deberán entregar la documentación al Agente Residente al 30 de abril, relativa al periodo fiscal que haya culminado el 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, para que luego el propio Agente Residente pueda comunicar dicha información a la DGI de Panamá a más tardar el 15 de julio de cada año.

Sanciones ante un posible incumplimiento

Las sanciones se dividen en dos, aquellas aplicables a las personas jurídicas y las aplicables al Agente Residente.

• Personas Jurídicas, las multas pueden variar de USD 5.000 a USD 1MM. Además de una posible suspensión de los derechos corporativos y la liquidación forzosa de la compañía.
• Agente Residente, las multas pueden variar de USD 5.000 a USD 5MM 

Figuras exentas de cumplir con el reporte

1. Personas jurídicas listadas en bolsa o internacionalmente reconocidas;
2. Personas jurídicas propiedad de organismos internacionales o de un Estado;
3. Personas jurídicas armadoras o fleteadoras de naves inscriptas en la Marina Mercante de Panamá.

Situación de las personas jurídicas tenedoras de activos (Inmuebles/cuentas bancarias/acciones de otras compañías, etc)

En este sentido, las personas jurídicas que simplemente sean tenedoras de activos en forma pasiva y que no se dediquen a ninguna actividad comercial, verán simplificados sus registros contables y la documentación de respaldo a proporcionar, exigiéndose que el registro contable sea un simple informe que en forma sencilla refleje el valor, ingresos y pasivos de dichos activos, y el mismo no requiere ser firmado por un CPA.

Algunas consideraciones finales

Si bien la Ley que establece la preparación de los registros contables, su documentación de respaldo y la elaboración de los estados financieros para su posterior comunicación a la entidad gubernamental panameña ya se encuentra aprobada, todavía restan conocer algunos detalles de cómo se implementara el proceso, considerando que a la fecha no se ha reglamentado dicha Ley. 

Comunicación de Beneficiarios Finales 

En este sentido, Panamá aprobó el 20 de marzo de 2020, la ley 129 por la cual se crea el Sistema Privado y Único de Beneficiarios Finales de Personas Jurídicas, trasladando la custodia de la información sobre la identidad de los Beneficiarios finales de las personas jurídicas existentes a la Superintendencia de Sujetos No Financieros (SSNF). Antes de adoptada la Ley ya existía la obligación por parte de los Agentes Residentes de identificar a los Beneficiarios Finales de todas las entidades para las cuales prestaban sus servicios, pero dicha información permanecía en el ámbito privado del Agente Residente y no se comunicaba a una entidad gubernamental como lo es la Superintendencia. 

Si bien la normativa ya fue aprobada hace un par de años, aún no se ha reglamentado la misma, por lo cual la implementación de dicha comunicación a la fecha no se ha hecho efectiva.

Que se entiende por Beneficiario Final según la normativa

La ley menciona que serán consideradas Beneficiarios Finales las personas que:

• Directa o indirectamente, posean o controlen el 25% o más de las acciones o derechos de voto en la persona jurídica;
• quien posea, controle y/o ejerza influencia significativa sobre la relación de cuenta, relación contractual y/o de negocios; o,
• La persona natural en cuyo nombre o beneficio se realice una transacción, lo cual incluye, también, a las personas naturales que ejercen control final sobre una persona jurídica.

Información a proporcionar por parte del Agente Residente a la SSNF

Básicamente el Agente Residente está obligado a proporcionar la siguiente información de los Beneficiarios Finales, la cual el mismo ya debería mantener en sus registros de acuerdo a sus políticas de debida diligencia:

• Nombre completo;
• Número de identificación personal;
• Fecha de nacimiento;
• Nacionalidad;
• Dirección;
• Fecha desde que se tiene la condición de Beneficiario Final; y,
• Actividad principal de la persona jurídica.

Confidencialidad de la información proporcionada a la SSNF

Uno de los pilares de la norma aprobada es la confidencialidad y el buen uso de la información aportada a la SSNF. 

En este sentido la misma establece que el acceso a la información estará estrictamente restringido al Agente Registrado y a la SSNF, con la posibilidad de ser suministrada a la autoridad competente (en este caso, la Unidad de Análisis Financiero, El Ministerio Publico, el Ministerio de Economía y Finanzas, la Superintendencia de Bancos, la Superintendencia del Mercado de Valores) siempre que se presente una solicitud formal por razón de casos específicos de lavado de activos, financiamiento del terrorismo o de asistencia en virtud de acuerdos internacionales suscritos por Panamá.

Asimismo, se establece que un tercero no podrá tener acceso a la información con motivo de una disputa legal.

Plazos para la comunicación y sanciones aplicables ante un eventual incumplimiento

Dicha información deberá ser alimentada en el sistema por parte del Agente Registrado dentro de un término máximo de 30 días hábiles siguientes a la constitución de la persona jurídica, de la designación de un nuevo agente residente, o desde que se produzca algún cambio en la información previamente registrada. 

El no cumplimiento de dicha comunicación podrá acarrear multas que oscilan entre los USD 1.000 a USD 500.000 para el Agente Residente, por cada persona jurídica por la que se haya incumplido la comunicación, así como la suspensión de los derechos corporativos y la liquidación de la persona jurídica que no haya cumplido con la mencionada comunicación.

En conclusión, si bien Panamá ha actualizado su normativa para dar cumplimiento a los requerimientos internacionales respecto de la transparencia, lo cual ha significado una pérdida de confidencialidad para quienes deciden instalarse en dicha jurisdicción, a través de dicha actualización se ha procurado mantener a resguardo lo más posible la información suministrada.

En definitiva, por más que se han aprobado las leyes mencionadas, así como varias otras tendientes a obtener una aprobación internacional y dar cumplimiento a los requerimientos, muchas veces no se ha valorado está cuestión en los hechos, ya que  Panamá sigue formando parte al día de hoy de algunas de las denominadas listas grises o negras elaboradas por los organismos y jurisdicciones internacionales.